Problemas comunes al organizar un evento

Siempre que se organiza un evento surgen problemillas, está claro. Pero si se pueden evitar ¡Mejor que mejor! Antes de nada, hazte una lista con todas las tareas y asegúrate de que está todo en orden.

 

A continuación te dejamos los problemas más comunes que suelen surgir y que pueden hacer que te agobies en el último momento al organizar un evento para que no te cojan de imprevisto:

 

Problemas de logística.

 

Muchas veces planeamos  un evento sin darnos cuenta de que a lo mejor no hemos escogido el espacio adecuado. O bien porque es muy pequeño, o porque es demasiado grande, o porque está muy lejos, o cierra muy pronto, o es al aire libre… Hay que tener en cuenta muchos factores a la hora de elección del lugar donde se celebrará. El tamaño y la distancia son los básicos, pero también tendrás que tener en cuenta el diseño, la decoración, el mobiliario…

 

La elección de la fecha

 

La fecha es importante tanto para el anfitrión como para los invitados. Es verdad que no es lo mismo planear una fiesta o reunión de amigos un viernes por la noche que una boda. No es necesario decir que la boda debe ser un fin de semana para que pueda asistir la mayor parte de la gente. Lógicamente a ningún evento podrán asistir todos los invitados, pero  si es posible, intenta no cuadrar tu evento con algún otro evento importante, una fecha señalada o un día importante. Es bastante común encontrarte con que una boda coincida con una final importante de fútbol. En este caso, pónselo fácil a los asistentes, no sería la primera vez que se pone una pantalla en medio del banquete para ver el partido.

 

Saber en quién delegar

 

Es importante estar siempre al tanto de lo que pasa mientras se organiza el evento y tenerlo todo bajo control. Muchas veces confías algunos servicios en empresas externas y no sabes muy bien cómo trabajan. Es importante que estén todos coordinados para que trabajen sincronizados y salga todo redondo. Además tienes que darles toda la información por si fuera necesario. Mientras trabajan deberías ir controlando que estén haciendo todo correctamente y que no se les olvida nada y sobretodo debes estar siempre a su disposición por si quieren cualquier cosa.

 

Si eres el anfitrión de la fiesta intenta delegar en una persona de confianza o incluso en un profesional esta tarea para que te ayude con la organización y tú puedas atender a los invitados.

 

 

Presupuesto

 

Antes de enviar las invitaciones asegúrate de que puedes permitirte el evento que estas planificando. Realiza un presupuesto máximo que estás dispuesto a gastar y luego calcula todos los gastos al alta por si acaso.

 

Seguridad durante el evento

 

La seguridad es un factor que tienes que tener siempre bajo control. Si es un evento grande mejor que contrates una empresa externa especializada por si hubiera algún problema. Si a tu evento no va a asistir mucha gente siempre puedes evitártelo pero procura no invitar a gente que pueda generar conflicto y hacer que todo el mundo esté de muy buen rollo.

 

¡Cuidado con los detalles!

 

Parece una tontería pero la gente valora mucho los pequeños detalles. Hazles ver a tus invitados que te has preocupado por ellos y que te lo has currado. Como hemos comentado anteriormente, si contratas una empresa externa para algún servicio, cerciórate de que cumplen todas tus exigencias a rajatabla y no se les pasa nada.

 

 

Falta de información

 

Tú y tus invitados tenéis que estar siempre bien informados sobre el evento. Tú porque eres el que lo organizas y tienes que tener todo cuadriculado. Puedes hacer una checklist de todo lo que no se te puede olvidar y cosas fundamentales para que todo salga bien. Por si acaso. Lo más importante es no dejar ningún cabo suelto, sobre todo si es un gran evento. Por ejemplo, cierra la lista de invitados un día concreto para saber exactamente cuántas personas asistirán. Asimismo, los invitados también tienen que estar al corriente de los detalles del evento. Por ejemplo, si la fiesta es formal o informal, o si pueden llevar pareja o no…

Esperamos que nuestros consejos os sean de utilidad ¡Que empiece la fiesta!

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